Polityka Ochrony Małoletnich

Ostatnia zmiana: 19 stycznia 2025 r.

1. Polityka Ochrony Małoletnich

1.1. Wstęp i cel dokumentu

Niniejsza Polityka ma na celu zapewnienie najwyższego standardu bezpieczeństwa i ochrony dzieci (małoletnich) podczas wszelkich działań organizowanych przez firmę Smaki Zabawy Agata Groth (zwaną dalej w dokumencie Smaki Zabawy).
Polityka określa zasady postępowania i odpowiedzialność kadry (zarządu, pracowników, współpracowników, wolontariuszy), a także procedury reagowania w sytuacjach zagrożenia lub krzywdzenia dziecka.

1.2. Zakres obowiązywania

Polityka dotyczy wszystkich pracowników i współpracowników firmy Smaki Zabawy, w tym wolontariuszy, praktykantów i osób trzecich, które świadczą usługi w ramach prowadzonej działalności (np. zewnętrzni instruktorzy, partnerzy).
Zasady określone w Polityce znajdują zastosowanie we wszystkich miejscach i podczas wszystkich wydarzeń, które są organizowane lub współorganizowane przez firmę Smaki Zabawy.

1.3. Definicje

Małoletni / Dziecko: osoba, która nie ukończyła 18. roku życia.
Krzywdzenie dziecka: każde działanie lub zaniechanie, które negatywnie wpływa na rozwój fizyczny, psychiczny lub emocjonalny dziecka, w tym przemoc fizyczna, psychiczna, seksualna, zaniedbanie, wykorzystanie, bullying (przemoc rówieśnicza) itp.
Zgłoszenie podejrzenia krzywdzenia: jakakolwiek informacja, sygnał lub relacja wskazująca na możliwość nadużyć w stosunku do małoletniego.

1.4. Podstawowe zasady

Dobro dziecka jest wartością nadrzędną.
Poszanowanie godności i podmiotowości dziecka – wszyscy zobowiązani są do traktowania dzieci z szacunkiem, uwzględniając ich potrzeby, emocje i granice.
Zero tolerancji dla wszelkich form przemocy i nadużyć wobec dzieci.
Poufność i ochrona danych – wszelkie informacje dotyczące dzieci są chronione i przetwarzane zgodnie z RODO oraz wewnętrznymi procedurami firmy Smaki Zabawy.
Zapobieganie nadużyciom – firma dba o właściwy dobór personelu, organizuje odpowiednie szkolenia oraz wprowadza procedury bezpieczeństwa, mające na celu ochronę dzieci.

1.5. Struktura odpowiedzialności

Zarząd / właściciel firmy: odpowiedzialny za wdrożenie Polityki, zapewnienie środków i narzędzi do jej realizacji, powołanie koordynatora ds. ochrony małoletnich (jeśli uzna to za konieczne).
Koordynator ds. ochrony małoletnich (osoba wyznaczona): odpowiada za bieżący nadzór nad stosowaniem Polityki, przeprowadzanie szkoleń, przyjmowanie zgłoszeń i koordynowanie postępowań wyjaśniających.
Osobą wyznaczoną do pełnienia roli Koordynator ds. ochrony małoletnich jest Agata Groth.
Pracownicy, współpracownicy, wolontariusze: zobowiązani do przestrzegania Polityki, udziału w szkoleniach oraz bezzwłocznego reagowania na sytuacje mogące zagrażać bezpieczeństwu dziecka.

2. Kodeks Etyki i Postępowania Personelu

2.1. Cel
Kodeks ma za zadanie ustalić jasne wytyczne dotyczące zachowania personelu i współpracowników firmy Smaki Zabawy w relacjach z dziećmi, aby zagwarantować im bezpieczeństwo i poszanowanie.

2.2. Główne zasady

Okazywanie szacunku i empatii: należy komunikować się z dzieckiem w sposób życzliwy, zrozumiały i dostosowany do jego wieku oraz potrzeb.
Unikanie dyskryminacji: zabronione jest jakiekolwiek faworyzowanie, wykluczanie, rasizm, seksizm czy inne przejawy dyskryminacji.
Poszanowanie granic fizycznych i emocjonalnych:
- Nie należy nawiązywać bliskiego kontaktu fizycznego z dzieckiem, jeśli nie jest on niezbędny (np. przy pomocy w czynnościach higienicznych u najmłodszych – wyłącznie za zgodą rodziców i w uzasadnionych sytuacjach).
- Nie należy stosować żadnych kar cielesnych ani form przemocy psychicznej (krzyku, upokarzania, wyśmiewania).
Zakaz wykorzystywania relacji zależności: nie wolno wykorzystywać przewagi wieku, doświadczenia czy władzy w celu uzyskania korzyści osobistych lub manipulowania dzieckiem.
Dbanie o bezpieczeństwo: personel jest zobowiązany do identyfikowania i minimalizowania zagrożeń, a w razie potrzeby – do niezwłocznego informowania przełożonych o wszelkich nieprawidłowościach i niebezpiecznych sytuacjach.
Ochrona wizerunku i danych osobowych: każdorazowo wymagana jest zgoda rodziców/opiekunów prawnych na publikację zdjęć czy materiałów wideo z udziałem dzieci oraz na przetwarzanie ich danych osobowych.
Unikanie sytuacji sam na sam: jeśli to możliwe, należy dążyć do takiej organizacji pracy, aby nie przebywać z dzieckiem w pomieszczeniu w pojedynkę (lub aby sytuacja taka była przez kogoś monitorowana).
Weryfikacja niekaralności: obowiązek posiadania i aktualizowania zaświadczenia o niekaralności z KRK (dotyczy wszystkich zatrudnionych i współpracowników mających kontakt z dziećmi).

2.3. Konsekwencje naruszeń

Każdy pracownik, współpracownik lub wolontariusz, który naruszy zasady Kodeksu, poniesie konsekwencje dyscyplinarne, włącznie z możliwością natychmiastowego rozwiązania współpracy, a w uzasadnionych przypadkach – z przekazaniem sprawy organom ścigania.

3. Procedura Reagowania na Podejrzenie Krzywdzenia Dziecka

3.1. Cele procedury

Zapewnienie jasnych wytycznych, co należy zrobić w przypadku powzięcia podejrzenia, że dziecko jest krzywdzone lub zagrożone.
Umożliwienie szybkiej i skutecznej reakcji, ochrony dziecka oraz wsparcia rodziców/opiekunów i ewentualnego wszczęcia odpowiednich działań prawnych.

3.2. Zakres stosowania

Procedura dotyczy wszystkich sytuacji, w których personel firmy Smaki Zabawy podejrzewa przemoc lub nadużycia wobec dziecka, zarówno w trakcie zajęć organizowanych przez firmę, jak i poza nimi (jeżeli taką informację dziecko lub rodzic/opiekun przekaże pracownikowi).

3.3. Etapy postępowania

Rozpoznanie i rejestracja
- Każdy pracownik, który zauważy niepokojące sygnały (obrażenia fizyczne, zaburzenia emocjonalne, nietypowe zachowanie dziecka, słowa sugerujące przemoc) lub otrzyma informację o nadużyciach, ma obowiązek zgłosić to koordynatorowi ds. ochrony małoletnich (lub bezpośrednio przełożonemu).
- Należy spisać podstawowe informacje (kto zgłasza, data, opis sytuacji, ewentualnie dane dziecka) w sposób rzetelny i obiektywny.
Wstępna weryfikacja
- Koordynator dokonuje wstępnej analizy sytuacji, bada wiarygodność zgłoszenia (o ile to możliwe bez wtórnej wiktymizacji dziecka).
- Jeśli istnieje podejrzenie, że nadużycia mogą być poważne i wymagają interwencji, należy niezwłocznie poinformować odpowiednie służby (policja, prokuratura, sąd rodzinny, ośrodek pomocy społecznej).
Powiadomienie rodziców/opiekunów
- W zależności od charakteru zgłoszenia i ewentualnego zagrożenia dla dziecka, należy skonsultować się ze służbami, czy poinformowanie rodziców/opiekunów jest bezpieczne dla dziecka (w sytuacjach, w których to rodzice mogą być sprawcami przemocy, powiadomienie ich może narazić dziecko na dodatkowe niebezpieczeństwo).
- W większości przypadków rodzice/opiekunowie powinni zostać poinformowani o zgłoszeniu, by móc współpracować w zapewnieniu dziecku pomocy.
Dalsze działania
- W razie konieczności i zgodnie z prawem należy przekazać sprawę do właściwych organów (policja, prokuratura, sąd rodzinny).
- Firma Smaki Zabawy współpracuje ze służbami i udostępnia niezbędne informacje.
- Koordynator monitoruje postępowanie i zapewnia wsparcie pracownikom oraz – w miarę możliwości – rodzinie dziecka.
Dokumentacja i poufność
- Wszystkie zgłoszenia, informacje i wyniki postępowania muszą być odpowiednio udokumentowane i przechowywane w sposób bezpieczny, z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.
- Dostęp do dokumentacji powinna mieć wyłącznie osoba wyznaczona przez zarząd/koordynatora (zgodnie z zasadą minimalizacji dostępu do wrażliwych danych).

3.4. Rejestracja i dokumentacja incydentów

Obowiązek prowadzenia rejestru
- Koordynator ds. ochrony małoletnich prowadzi rejestr wszystkich zgłoszonych incydentów (w tym podejrzeń, sygnałów i informacji o krzywdzeniu dziecka).
Wzór Rejestru Zgłoszonych Incydentów
- Wzór rejestru (papierowego lub elektronicznego) jest dostępny dla wszystkich pracowników i wolontariuszy.
- Wypełnienie rejestru jest obowiązkowe przy każdym zgłoszeniu.
Bezpieczeństwo i poufność
- Rejestr jest przechowywany w zabezpieczonym miejscu (lub chronionym hasłem systemie elektronicznym).
- Dostęp do rejestru przysługuje jedynie Koordynatorowi ds. ochrony małoletnich oraz osobom wyraźnie upoważnionym przez Zarząd (np. w przypadku konieczności analizy incydentów).
Okres przechowywania dokumentacji
- Dokumentację incydentów przechowuje się przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy i ewentualnego zakończenia działań prawnych.
- Po upływie ustawowo wymaganych terminów (np. w świetle przepisów RODO i innych aktów prawnych) dokumentacja jest archiwizowana lub niszczona w sposób uniemożliwiający dostęp osobom niepowołanym.
Zakres danych Rejestru:
- Lp. (Liczba porządkowa) – ułatwia numerowanie kolejnych incydentów i odniesień w dokumentacji.
- Data i godzina zgłoszenia – pozwala na zachowanie chronologii zdarzeń i weryfikację terminów reakcji.
- Osoba zgłaszająca – imię, nazwisko oraz pełniona funkcja (np. pracownik, wolontariusz), ewentualnie adnotacja o zgłoszeniu anonimowym.
- Dane dziecka – w zakresie niezbędnym (imię, nazwisko, wiek lub grupa/klasa). Należy zwrócić uwagę na ochronę danych osobowych.
- Opis incydentu / Okoliczności – krótki, obiektywny opis sytuacji, obserwacji lub słów dziecka wskazujących na możliwe krzywdzenie (bez oceniania, a jedynie fakty).
- Podjęte działania – informacja, co zostało zrobione po zgłoszeniu:
  - Czy poinformowano Koordynatora ds. ochrony małoletnich?
  - Czy i kiedy poinformowano rodziców/opiekunów (jeśli bezpieczne)?
  - Czy zgłoszono sprawę do służb (policja, prokuratura, sąd rodzinny)?
  - Czy odbyły się konsultacje z przełożonymi lub specjalistami?
- Status sprawy – „W trakcie weryfikacji”, „Zgłoszone służbom” lub „Zakończone”. W przypadku zakończenia należy krótko odnotować, w jaki sposób sprawa została wyjaśniona lub zamknięta.
- Uwagi / Dodatkowe informacje – miejsce na notatki o ewentualnych kolejnych zdarzeniach, wnioskach z przeprowadzonego postępowania czy też informacje o decyzjach organów prowadzących (jeśli sprawa została zgłoszona na policję, do sądu itp.).

4. Zasady Rekrutacji i Selekcji Personelu

4.1. Cel i Zakres

Celem procesu rekrutacji i selekcji jest zapewnienie, że zatrudniane i angażowane do współpracy osoby (pracownicy, współpracownicy, wolontariusze) spełniają wysokie standardy etyczne i kompetencyjne, zgodne z Polityką Ochrony Małoletnich. Zasady te obowiązują przy obsadzaniu wszelkich stanowisk i ról związanych z bezpośrednim lub pośrednim kontaktem z dziećmi.

4.2. Ogólne Zasady Rekrutacji

Otwartość i Równe Szanse
- Proces rekrutacji jest prowadzony z poszanowaniem zasad równości i niedyskryminacji.
- Oferty pracy i ogłoszenia o naborze wyraźnie wskazują na konieczność przestrzegania Polityki Ochrony Małoletnich.
Jasna Informacja o Wymogach
- Już na etapie publikacji oferty zaznacza się, że jednym z warunków zatrudnienia jest dostarczenie zaświadczenia o niekaralności (z Krajowego Rejestru Karnego) oraz podpisanie Oświadczenia o Zapoznaniu się z Polityką Ochrony Małoletnich.
- W ogłoszeniu informuje się również o konieczności uczestnictwa w szkoleniach z zakresu ochrony dzieci oraz o przestrzeganiu Kodeksu Etyki i Postępowania Personelu.
Weryfikacja Tożsamości i Doświadczenia
- Kandydaci proszeni są o przedstawienie dowodu tożsamości oraz dokumentów potwierdzających wykształcenie i doświadczenie zawodowe, zwłaszcza w zakresie pracy z dziećmi (jeśli jest to wymagane na danym stanowisku).
- Przeprowadzane są rozmowy kwalifikacyjne, w trakcie których kandydaci są pytani o doświadczenia, podejście i motywacje do pracy z dziećmi.

4.3. Procedura Rekrutacyjna

Analiza CV i Listów Motywacyjnych
- Weryfikacja kwalifikacji kandydata, w tym poprzednich miejsc pracy oraz zakresu obowiązków związanego z opieką lub edukacją dzieci (jeżeli dotyczy).
- Sprawdzenie zgodności z wymaganiami ogłoszenia, zwłaszcza dotyczącymi kompetencji miękkich (empatia, komunikatywność, odpowiedzialność).
Rozmowa Kwalifikacyjna
- W trakcie rozmowy szczegółowo omawiane są kwestie związane z Polityką Ochrony Małoletnich, a kandydat pytany jest o znajomość podstawowych zasad ochrony i bezpieczeństwa dzieci.
- Kandydat może być poproszony o opisanie sytuacji problemowych (tzw. studia przypadku) i sposobu, w jaki by je rozwiązał, aby zorientować się w jego/jej wrażliwości oraz umiejętności reagowania.
Referencje
- W miarę możliwości firma prosi kandydatów o podanie danych kontaktowych do poprzednich pracodawców, aby zweryfikować sposób pracy i reputację kandydata.
- Referencje potwierdzają nie tylko kompetencje zawodowe, ale i etyczne w kontekście pracy z dziećmi.
Zaświadczenie o Niekaralności
- Kandydat zobowiązany jest przedstawić aktualne (zwykle nie starsze niż 3 miesiące) zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.
- Brak tego dokumentu lub informacje o prawomocnych wyrokach dotyczących przestępstw przeciwko życiu, zdrowiu czy wolności (w tym seksualnych) wobec małoletnich wykluczają możliwość zatrudnienia w firmie Smaki Zabawy.
Podpisanie Oświadczeń
- Przed finalnym zatrudnieniem kandydat podpisuje Oświadczenie o Zapoznaniu się z Polityką Ochrony Małoletnich (zgodnie z punktem 5.1 w dokumencie) oraz – jeśli to wymagane – Oświadczenie uzupełniające o niekaralności (5.2).
- Podpisanie tych oświadczeń stanowi potwierdzenie zobowiązania się do przestrzegania Polityki, Kodeksu Etyki i Postępowania Personelu.

4.4. Szkolenie i Wdrożenie do Pracy

Obowiązkowe Szkolenia z Ochrony Małoletnich
- Nowo zatrudniony personel (w tym wolontariusze i współpracownicy) przechodzi szkolenie w zakresie Polityki Ochrony Małoletnich, w tym rozpoznawania sygnałów krzywdzenia, procedur reagowania i zapobiegania nadużyciom.
- Szkolenie obejmuje również omówienie Kodeksu Etyki i Postępowania Personelu oraz praktyczne ćwiczenia w reagowaniu na potencjalne sytuacje zagrożenia.
Monitorowanie i Ewaluacja
- Przez pierwsze tygodnie/miesiące pracy z dziećmi nowa osoba może być objęta opieką lub wsparciem doświadczonego pracownika (mentora).
- Koordynator ds. ochrony małoletnich lub wyznaczona osoba przeprowadza rozmowy ewaluacyjne, aby upewnić się, że nowo zatrudniony rozumie i stosuje zasady zawarte w Polityce.

4.5. Zobowiązania Pracodawcy

Zarząd firmy Smaki Zabawy dba o pełną transparentność procesu rekrutacyjnego oraz o przestrzeganie wszelkich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO).
Wszelkie informacje uzyskane w trakcie rekrutacji (w tym dane kandydatów, referencje, zaświadczenia o niekaralności) są przetwarzane i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz Polityką Ochrony Danych.
Zarząd lub wyznaczony Koordynator ds. ochrony małoletnich okresowo weryfikuje skuteczność polityki rekrutacyjnej w celu zapewnienia najwyższych standardów bezpieczeństwa dzieci.

5. Formularze i Oświadczenia do Polityki Ochrony Małoletnich

5.1 Oświadczenie o Zapoznaniu się z Polityką Ochrony Małoletnich i Kodeksem Postępowania

Oświadczenie pracownika/współpracownika

Ja, niżej podpisany/a ……………………… (imię i nazwisko), oświadczam, że:

Zapoznałem/am się z Polityką Ochrony Małoletnich oraz z Kodeksem Etyki i Postępowania Personelu firmy Smaki Zabawy.
Zobowiązuję się do przestrzegania wszystkich zasad i procedur w nich zawartych.
Jestem świadomy/a konsekwencji, jakie mogą wyniknąć z naruszenia tych zasad.

………………………………
(data, podpis)

5.2. Zaświadczenie o Niekaralności (z KRK) i Oświadczenie uzupełniające

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego:

Wszyscy pracownicy i współpracownicy firmy Smaki Zabawy, którzy mają kontakt z dziećmi, są zobligowani do przedłożenia ważnego (zgodnie z przepisami – z reguły nie starszego niż 3 miesiące) zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Oświadczenie uzupełniające (dla sytuacji pomiędzy odnowieniami zaświadczeń):

Oświadczenie o niekaralności

Ja, niżej podpisany/a ………………………… (imię i nazwisko), oświadczam, że:

Aktualnie nie toczy się przeciwko mnie żadne postępowanie karne, które mogłoby mieć wpływ na moją zdolność do pracy z dziećmi.
Zobowiązuję się bezzwłocznie poinformować firmę Smaki Zabawy, jeżeli jakiekolwiek postępowanie karne zostanie wszczęte przeciwko mnie w przyszłości.

………………………………………
(data, podpis)

5.3. Zgoda Rodziców/Opiekunów na Udział Dziecka w Zajęciach i Przetwarzanie Danych

Zgoda rodziców/opiekunów

Ja/My, niżej podpisany/a/i …………………………………… (imię i nazwisko rodzica/opiekuna prawnego), wyrażam/y zgodę na:

Udział mojego/moja* dziecka …………………………………… (imię i nazwisko dziecka) w zajęciach/animacjach/warsztatach organizowanych przez Smaki Zabawy.
Przetwarzanie danych osobowych dziecka (w tym szczególnych kategorii danych, jeśli jest to niezbędne do realizacji zajęć) zgodnie z RODO i wewnętrznymi procedurami firmy Smaki Zabawy w zakresie niezbędnym do prawidłowej organizacji i przeprowadzenia zajęć.
Wykorzystywanie wizerunku dziecka w materiałach informacyjnych i promocyjnych firmy (tak/nie)* – proszę zaznaczyć właściwe.

Oświadczam/y, że zapoznałam/em/y się z klauzulą informacyjną RODO dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

………………………………
(data, podpis rodzica/opiekuna)

5.4. Klauzula Informacyjna RODO (w kontekście ochrony małoletnich)

Klauzula informacyjna (RODO)

Administrator Danych: Administratorem Państwa danych osobowych oraz danych osobowych dzieci jest firma Smaki Zabawy Agata Groth z siedzibą w Gdyni, ul. Parkowa 10 G/3.
Cel i podstawa przetwarzania: Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i przeprowadzenia zajęć/warsztatów/animacji dla dzieci, zapewnienia bezpieczeństwa uczestników oraz spełnienia obowiązków prawnych (m.in. wynikających z przepisów oświatowych, prawa pracy, przepisów podatkowych itp.).
Odbiorcy danych: Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym przy organizacji zajęć, upoważnionym pracownikom/współpracownikom, a także organom administracji i innym podmiotom, jeśli obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.
Okres przechowywania: Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, do których zostały zebrane, a następnie zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwizacyjnymi.
Prawa osób, których dane dotyczą: Prawo do wglądu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dobrowolność podania danych: Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału dziecka w zajęciach. Brak zgody na podanie danych może uniemożliwić udział w zajęciach.